Sisu
Traditsiooniline paberkandjal arhiveerimine on suures osas asendatud failide andmebaasi salvestamisega arvutis. Traditsioonilisel arhiveerimisel on eeliseid ja puudusi. Kuigi paberifailid on käeulatuses ja hõlpsasti ligipääsetavad, võtavad need ka palju ruumi ja paberijäätmeid. Selle tuvastamine, kas traditsiooniline arhiivisüsteem sobib teile, sõltub teie ettevõttest. Advokaadibüroodel ja meditsiinidokumente omavatel ettevõtetel võivad olla toimikud, mis muutuvad ja kasvavad kiiresti, nii et traditsiooniline paberdokumentide esitamine on ainus tõhus viis igapäevase arenguga sammu pidada.
Lihtne ligipääs
Traditsioonilisele failikorraldusele on lihtne juurde pääseda. Failid asuvad füüsiliselt keskses asukohas. Kui te midagi ei leia, võite võtta aega iga faili läbimiseks, kuni leiate täpselt selle, mida otsite. Võimalus faile vaadata, puudutada ja lugeda võib alati aidata teil mõelda, kuidas oma ettevõtte aspekte uuendada.
Lihtne arusaada
Traditsioonilisi arhiivisüsteeme on tavaliselt lihtne mõista. Arhiive saab korraldada mitmel viisil, sealhulgas tähestiku järgi, teema või pädevuse, arvuliselt, kuupäeva, koha või tähtsuse järjekorras. Isegi kui te ei mõista algselt kasutatavat arhiivisüsteemi, saate selle teada arhiivides otsides ja tegurite määratlemisel tähelepanu pöörates.
Aegunud
Teisalt on traditsiooniline failide arhiivimine paljudes organisatsioonides asendatud arvutiga. Rohkem ettevõtteid skannib ja laadib oma faile alla kontoriarvutitesse. Selle meetodi abil saavad töötajad failid üles otsida ja otsingu andmebaasi tarkvaraga koheselt üles laadida, säästes aega ja suurendades tootlikkust.
Raske kaitse
Traditsioonilisel failide arhiivimisel puudub piisav kaitse. Tulekahjud või muud loodusõnnetused võivad faile hävitada, mis võib põhjustada äri kaotuse. Traditsiooniliste failide varundamine võtab aega ning kopeerimine, sildistamine ja uuesti arhiveerimine võtab tunde.
Ruumi ja efektiivsuse puudumine
Traditsiooniline failikorraldus võib käest ära minna. Korrastatavate failide arv kasvab koos teie ettevõttega; see võib muutuda peavaluks kogu paberimajanduse jaoks ruumi leidmisel. Samuti võib väljakutseks saada esemete tõhus arhiveerimine.
