Sisu
Vastuvõtjad on tavaliselt esimesed inimesed, keda kontorisse sisenedes näete, mis teeb neist olulise esinduse ettevõtetest, kus nad töötavad, ja teistest kontoris asuvatest spetsialistidest. Ärietiketi järgimine on administraatori töö oluline osa, kuid heade kommete moodustavad paljud muudatused ja arvamused muudavad administraatori või juhendaja jaoks sobiva käitumise kindlaksmääramise keeruliseks.
Tähtsus
Vastuvõtja tähtsust inimesena, kes helistajale ja külastajatele esmamulje jätab, on raske üle hinnata. Halva kombega vastuvõtutöötaja annab enne koosolekut negatiivse tooni ega tekita potentsiaalsetes klientides usaldust. Teiselt poolt annab ärikeskkonna etiketti järgiv administraator tugeva professionaalsuse ja efektiivsuse. See mitte ainult ei paranda ettevõtte mainet autsaiderite jaoks, vaid aitab ka teistel töötajatel tunda, et nende kontor on professionaalne töökoht.
Tüübid
Vastuvõtutöötajad esindavad oma tööandjaid mitmel viisil. Telefonikõnedele vastamine ja külastajate tervitamine on vastuvõtuametnike kaks kõige tavalisemat ülesannet ning mõlemad nõuavad korralikku etiketti. Ettevõtte eeskirjad võivad nõuda, et vastuvõtuametnikud kasutaksid kõnede vastuvõtmisel ja erinevat tüüpi klientidega ühenduse võtmiseks telefonis etteantud skripti. Muudel juhtudel on administraatoritel lubatud kasutada iga kliendi suhtlemist erinevalt, kuid asjakohase formaalsuse ja professionaalsusega, oma äranägemise järgi. Kontoris töötavad isikud edastavad mõnikord administraatorile täiendavaid reegleid, näiteks millal ja kuidas saab administraator nendega ühendust võtta.
Koolitus
Kui mõnes kontoris peavad administraatorid omama keskkooli või kõrgkooli lõputunnistust, siis suur osa vastuvõtuametniku etiketiõppest toimub just tööl. Vastuvõtjad saavad asuda kontoris tööle, mis ei nõua suhtlemist, kas andmesisestajana või kontoriassistendina. Ettevõtte tegevuspõhimõtetele ja sellele, kuidas administraatorid käituvad, võib kvalifitseeruda uued töötajad esmakordsele vastuvõtuametniku ametikohale, mis annab kogemusi, mis võivad olla kasulikud teiste vastuvõtutöötajate otsimisel.
Kaalutlused
Igal tööstusel ja kontoril on vastuvõtuametniku etiketi suhtes oma reeglid. Mõnes kontoris on vaja ametlikku riietust ja kõne režiimi. Teised kehtestavad juhuslikuma etiketi, et kliendid tunneksid end lõdvestunud ja teretulnuna. Uue administraatori ja tema juhendajate vaheline suhtlus on hädavajalik, et kõik teaksid, mida oodatakse. Kui te pole administraatorina kindel, kas olete konkreetse olukorra etiketis kindel, paluge viisakalt vabandust ja küsige vanemjuhatajalt või administraatorilt, kuidas peaksite reageerima.
Näpunäited
Ehkki kumbki kontor on erinev, saavad vastuvõtutöötajad siiski samadest näpunäidetest kasu. Mitme ülesandega inimene on hea tulemuse saavutamiseks hädavajalik, kuid kui keegi kontorisse siseneb, on oluline talle kogu tähelepanu pöörata. See tähendab kõnede ootele panemist või nende kiiret lõpetamist, paberite kõrvale jätmist ja otsese silmsideme loomist. Vastuvõtja tööruum peab olema segaduseta, et olla professionaalsem ja lihtsustada lihtsate ülesannete täitmist, näiteks teabe leidmine ja kellelegi pliiatsi pakkumine vormi täitmiseks. Lõpuks peab vastuvõtuametnik kellegi kontorisse viimisel alati juhtima, et külalisele kinnitada, et tema kohalolek on lubatud, ja päästa teda piinlikkusest, et ta ei tea, kuhu minna.
