Sisu
Tavaliselt on esimene inimene, kellega suures ettevõttes ühendust võtate, administraator, isegi kui teate, kellega peate rääkima. Ta vastab telefonile ja on esimene nägu, mida näete isiklikult kontorisse minnes. Nende käitumine ja käitumine on ettevõtte välised peegeldused ning nende roll on ettevõttest hea esmamulje jätmisel ülioluline. Vastuvõtupidaja peab panema külalised ja kliendid end vabalt tundma ning laiem avalikkus saab vajalikku teavet õigeaegselt.
Meeldiv isiksus
Vastuvõtutöötaja isikupära on klientidele ja külalistele positiivse esmamulje loomiseks hädavajalik. Vastuvõtutöötaja peab suutma täita oma ülesandeid, näiteks telefonikõnedele vastamine, kõnede suunamine ja külastajate viisakalt ja professionaalselt vastuvõtmine. Ta peab olema abivalmis ja tähelepanelik küsimustele vastates ja ettevõtte kohta täpseid vastuseid pakkudes. Tõeline naeratus on lihtne ja väga tõhus viis meeldiva iseloomu näitamiseks ja hea esmamulje jätmiseks. Klienditeenindajana peab vastuvõtutöötaja õppima ka raskete klientidega suheldes oma emotsioone ning viha ja stressitaset kontrollima. Vastuvõtutöötaja peab alati reageerima rahulikult ja diplomaatiliselt.
Tugev suhtlus
Tähelepanelik kuulaja olemine, selge suhtlemine ja keerukate kirjalike dokumentide mõistmine on suhtlemisoskus, mis vastuvõtul peab olema. Ta peab suutma kliente kannatlikult kuulata, mõista nende soove kinnitades klientide taotlusi ja lahendada probleemid asjakohaselt. Teabe ja juhiste edastamisel peab administraator kasutama selgeid ja lihtsaid termineid, et külalised, kliendid ja kolleegid saaksid sellest hõlpsasti aru. Erinevate protsesside ja protseduuridega töötades peab administraator mõistma ka mitmesuguste tööga seotud dokumentide kirjalikku suhtlust.
Organisatsioon
Sõltuvalt ettevõtte suurusest ja administraatori rolli keerukusest võib tal olla palju inimesi, kes sõltuvad tema usaldusväärsusest ja võimest täita paljusid kohustusi. Tugev organiseeritustunne, tähelepanu detailidele, iseseisvus ja algatusvõime on omadused, mis organiseeritud vastuvõtul peavad olema. Professionaali, kellel on mitu vastutust ja väljakutset ning kes täidab oma tähtaegu ja töökoha nõudeid, tuntakse ettevõttes usaldusväärse ja tõsise töötajana.
On häid teadmisi
Vastuvõtul peavad olema teadmised õigest teabest, et vastata üldsuse, klientide ja külaliste küsimustele. Võimalus esitada olulist teavet ettevõtte, selle tegevuse ning liikmete ja osakondade asukoha kohta on asjad, mida iga administraator peab teadma. Lisaks sellele peab ta, sõltuvalt vastuvõtust nõutavast, saama kasutada kontoris mitmesuguseid tehnoloogilisi tööriistu, mis aitavad tal olla efektiivsed ja oma ülesandeid antud aja jooksul täita.
