Sisu
Vastuvõtutöötaja on tavaliselt esimene inimene, keda kontorikeskkonda sisenedes näete. Tema peamine roll mis tahes organisatsioonis, olgu see siis avalikus, era- või vabatahtlikus sektoris, on organisatsiooni professionaalne esindamine külalistele, pakkudes ka põhitasandil tuge administratiivsete ülesannete, ajakava koostamise ja muude ülesannetega. Vastuvõtupersonal võib olla administratiivne tugi või nad võivad olla värsked kõrgkoolide lõpetajad, kes soovivad tundma õppida huvipakkuva ettevõtte sisemist tegevust.
Administratiivne
Vastuvõtutöötaja üks eesmärke on toetada ettevõtte haldusfunktsiooni. Dokumentide kopeerimine, esitamine ja ettevalmistamine, samuti kontoritarvete korraldamine ja ülematele vajalike tarvikute pakkumine. Samuti tegeleb see saadetud ja vastuvõetud postidega.
Kasutajatugi
Selle eriala peamine eesmärk on klienditeenindus. Vastuvõtutöötaja vastab sõbraliku ja professionaalse tervitusega telefonile ning suunab kõned sisepidudele. Vastuvõtja tööülesannete hulka kuulub ka klientide ja potentsiaalsete klientide üldistele küsimustele vastamine töötundide, saadaolevate toodete, teenuste ja tasude kohta.
Kohtumiste haldamine
Vastuvõtutöötaja teine eesmärk on ettevõtte ajakava haldamine. Ta haldab kohtumiste ajakava, sealhulgas uusi broneeringuid, tühistamisi ja kohtumiste muudatusi. Head professionaalsed oskused ja tähelepanu detailidele on selle spetsialisti jaoks hädavajalikud oskused.
Muud ülesanded
Kontorikohvi, suupistete ja suupistete ettevalmistamine koosolekuteks ning meeskonnaliikmetele helistamine on näited vastuvõtutöötajate muudest ülesannetest. Mõnes kontoris koguvad administraatorid sotsiaalkomiteele raha, toimetavad parkimispileteid ja hommikuposti.
