Sisu
Edukad vastuvõtjad on võimelised tegelema paljude ülesannetega, andes positiivse esimese mulje ettevõtte külalistele, külastajatele ja potentsiaalsetele töötajatele. Olles väikeettevõte või rahvusvaheline ettevõte, võib hea vastuvõtu säilitamise võti olla korrektsed organisatsioonilised oskused. Hea organisatsioonide ideed lihtsustavad rutiinseid ülesandeid ja parandavad külalislahkust.
Kiirjuhend
Looge rutiinse teabe jaoks kiireid juhendeid, nagu sageli kasutatavad telefonid, kontorinumbrid ja laiendused. Lihtsalt käsitsemiseks ja kiireks viimiseks eraldage need juhendid lamineeritud kaustadesse. Hoidke neid organiseeritud failides, kui neid ei kasutata. Kaaluge vajadusel lisakoopiate säilitamist. Juhendid muudavad teid tõhusamaks ja aitavad kiirendada rutiinseid ülesandeid, näiteks kõnede edastamist.
Peamised kohustused
Tehke ajakava järgi nimekiri päeva planeeritud külastustest. Pange isiku nimi ja kellele te teatate saabumisest. See võimaldab teil kohandada tervituslauseid külastajatele. Näiteks, kui külaline saabub, võite öelda: "Tere, härra Smith, proua Souza ootab kohtumist." Selline vastuvõtt muudab külaline tervitatavamaks ja aitab koosoleku tulemusi parandada. Isikupärastatud tervitus on eriti kasulik tööintervjuuks. Kui potentsiaalne töötaja tunneb end teretulnud, on ta teie intervjuu jaoks lõdvestunud, millel on ettevõttele soodsam võimalus töötada.
Vaheaegade planeerimine
Veenduge, et teil on selle katmiseks vaheaegade või haigete ajal abi. Looge märkmeid, mis katavad põhiülesanded ja -funktsioonid, mida saab edasi anda kõigile, kes teid asendavad. Saate luua oma ettevõtte erinevate osakondade vaheliste ajutiste asenduste rotatsioonisüsteemi. See annab teile rohkem kontakte ettevõtte erinevate osadega, mis lihtsustab tulevikus probleemide lahendamist.
Scrapbooking
Looge ettevõttele teadetetahvel, tõstes esile ettevõtte positiivseid uudiseid ja tegevusi. Uuendage neid vabal ajal, pange need ooteala, et külastajad saaksid vaadata. See on külastajatele konstruktiivne viis aja möödumiseks, kuni nad ootavad oma kohtumisi, ning aitab neil ettevõttega tutvuda. Hoides oma külalisi hõivatud, võite keskenduda teistele ülesannetele ja telefonikõnedele, mis suurendab teie tõhusust.
Suupisted
Hoidke suupisted käepärast. Paigaldage väike külmkapp, et hoida külmad joogid laua all või ootealal. Hoidke lähedal asuv kohvik ning suhkur ja magusaine. Asetage serveerimisplaat küpsetatud toodetele oma vastuvõtuklassi või kaussi kommi. Läheduses on suupisteid, mistõttu on võimalik hotelli külalisi vastuvõtust lahkumata tervitada.
