Sisu
Kohtumised hästi dokumenteeritud minutitega on tõhusamad ja tõhusamad kui ilma selleta. Otsustatakse ja jälgitakse tegevusi ning nende eest vastutatakse. Arutelu olulisi elemente kirjeldatakse nii, et koosolekul mitteosalenud inimesed saaksid kergesti teada, mis juhtus ilma uute kohtumiste aja raiskamiseta. Luues minutid, lisate suurepäraste kohtumiste jaoks head mainet.
Otsused
Igal koosolekul oleval isikul on oma perspektiiv selle kohta, mis on toimunud ja mis on otsustatud. Nende otsuste salvestamisel ja nende avaldamisel protokolli osana on otsuse ametlik versioon, kui tulevikus tekib erimeelsusi.
Protokolli tegemine võib samuti sundida suuremat selgust selle üle, mida on otsustatud. Et tagada, et märkused on täpsed, kui arutelu on ebaselge, võib sekretär esitada selliseid küsimusi nagu "Nii et kõik nõustuvad, et toote käivitamine toimub juulis või augustis?" See muudab kõik osalejad kohtumisest sama arusaamaga.
Tegevused
Kohtumisel kokku lepitud tegevuste kirjed on eriti kasulikud regulaarselt kohtuvate rühmade puhul. Varasemate kohtumiste punktide ülevaatamine teeb lihtsaks teada, mida veel teha tuleb. See annab meeskonnaliikmetele stiimuli täita oma ülesandeid enne koosolekut.
Õiguslikud nõuded
Mõningatel juhtudel, näiteks juhatuse koosolekutel, võib rühma põhikirjas nõuda protokolle. Neid võib pidada juriidilisteks dokumentideks sellistes eesmärkides nagu maksud ja auditid. Nendel ettevõtetel on tavaliselt sekretär, kes vastutab protokolli eest kõikidel koosolekutel.
Sekretäri määratlemine
Kuna täpsed protokollid on olulised, peab igal koosolekul olema kindel sekretär. Täielike märkuste tegemine ja koosolekul aktiivne osalemine võib olla keeruline, seega on sageli parim, kui koosoleku korraldaja valib fakte salvestama teise isiku. See töötaja peab koosoleku otsuseid, tegevusi ja arutelu selgelt ja kokkuvõtlikult märkima. Väga suuri tekste ei tohi lugeda.
Stiilid
Koosoleku protokollide kirjutamiseks on erinevaid stiile. Volikogu koosolekute puhul, kus need rollid on juriidilised ja ametlikud dokumendid, võivad seadused dikteerida, millist teavet tekstides esitatakse. Mõned minutite tüübid ei salvesta arutelu, mille tulemusel otsustati konkreetse teema kohta lõplik otsus.
Kuid ärikohtumistel või projektimeeskondades on arutelu põhipunktid tavaliselt efektiivsemad. Nende punktide registreerimine on kasulik inimestele, kes ei saa kohal olla või kes tahavad meeles pidada, mida varem arutati, et järgmisel koosolekul ei raisata aega.
